Potencia tus webinars: Automatiza recordatorios con WhatsApp en GoHighLevel, Systeme.io y FlexiFunnels

Introducción

Los webinars siguen siendo una de las estrategias más efectivas para generar leads calificados y cerrar ventas, pero la gran mayoría de los participantes se pierden entre la fase de registro y la hora de inicio. En el mercado latinoamericano, las tasas de apertura de correos electrónicos han caído a menos del 20 %, mientras que WhatsApp mantiene una apertura superior al 98 %. Este contraste convierte a la mensajería instantánea en el canal más confiable para recordatorios y seguimiento. En esta guía te mostraremos cómo aprovechar las secuencias de WhatsApp dentro de los embudos de webinar en GoHighLevel, Systeme.io y FlexiFunnels.

Ventajas de usar WhatsApp para recordatorios de webinar

• Alto nivel de interacción: La mayoría de los usuarios abren un mensaje en los primeros segundos.
• Mensajes personalizados: Puedes incluir el nombre del participante, hora exacta y enlace de acceso.
• Formato multimedia: Envía imágenes, videos cortos o GIFs para generar expectativa.
• Automatización sencilla: Con la WhatsApp Marketing Tool puedes programar envíos sin intervención manual.
• Retorno de inversión rápido: Un aumento de la asistencia del 10 % suele traducirse en un incremento del 5 % en conversiones.

Configuración general de la WhatsApp Marketing Tool

Antes de integrar la herramienta con tu plataforma de funnel, sigue estos pasos básicos:

• Regístrate en la WhatsApp Marketing Tool y verifica tu número de negocio.
• Obtén la API Key que será necesaria para la conexión con GoHighLevel, Systeme.io o FlexiFunnels.
• Define los grupos de contactos que recibirán los recordatorios: por ejemplo, “Webinar de Ventas”, “Webinar de Marketing Digital”.
• Configura la zona horaria correcta para evitar confusiones en los horarios de envío.

Integración con GoHighLevel

GoHighLevel es una plataforma de automatización todo en uno que permite crear funnels, enviar correos y mensajes. Para integrar la WhatsApp Marketing Tool, sigue estos pasos:

1. En tu cuenta de GoHighLevel, navega hasta Settings → Integrations.
2. Selecciona WhatsApp y pega la API Key obtenida anteriormente.
3. Configura un Trigger que se active cuando un usuario se registre en el webinar.
4. En el editor de flujos, crea una Secuencia de WhatsApp que incluya:
   • Mensaje de bienvenida con confirmación de registro.
   • Recordatorio 24 h antes del webinar.
   • Recordatorio 1 h antes.
   • Mensaje de “¡Nos vemos en 15 min!” 15 min antes.
5. Prueba la secuencia enviándola a tu propio número antes de activarla para los participantes reales.

Integración con Systeme.io

Systeme.io combina email marketing, funnels y automatizaciones. La conexión con la WhatsApp Marketing Tool se realiza de la siguiente manera:

1. Accede a la sección Integrations dentro de tu panel de Systeme.io.
2. Selecciona WhatsApp y introduce la API Key.
3. En la página de creación de funnel, añade un Trigger que se active al completar el formulario de registro.
4. Dentro del editor de automatizaciones, crea un Webhook que envíe la información del usuario (nombre, número de teléfono) a la WhatsApp Marketing Tool.
5. Diseña la secuencia de mensajes como en GoHighLevel, ajustando los tiempos según la duración del webinar.
6. Guarda y activa la automatización; los participantes recibirán los recordatorios automáticamente.

Integración con FlexiFunnels

FlexiFunnels ofrece una interfaz intuitiva para crear funnels y automatizar tareas. Para usar la WhatsApp Marketing Tool sigue estos pasos:

1. En la sección Integrations de FlexiFunnels, elige WhatsApp y pega tu API Key.
2. En la página de registro del webinar, agrega un Action que envíe los datos del usuario a la herramienta.
3. Utiliza el editor de Sequences para crear los mensajes de recordatorio.
4. Configura la frecuencia de envío (24 h, 1 h, 15 min) y añade variables dinámicas como {{nombre}} y {{enlace_webinar}}.
5. Haz una prueba con tu propio número para asegurarte de que los mensajes llegan correctamente.
6. Activa la secuencia y monitorea la tasa de apertura y respuesta.

Creación de secuencias de WhatsApp efectivas

Una secuencia bien estructurada maximiza la asistencia. A continuación, se muestra un ejemplo de secuencia que puedes adaptar a tu negocio:

• Mensaje 1 (inmediatamente después del registro): “¡Hola {{nombre}}! Gracias por registrarte en nuestro webinar {{titulo_webinar}}. Aquí tienes el enlace de acceso: {{enlace_webinar}}. ¡Nos vemos pronto!”
• Mensaje 2 (24 h antes): “¡Hola {{nombre}}! Tu webinar {{titulo_webinar}} comienza mañana a las {{hora_inicio}}. No olvides unirte. Aquí tienes el enlace: {{enlace_webinar}}.”
• Mensaje 3 (1 h antes): “¡Solo falta 1 h para nuestro webinar {{titulo_webinar}}! Si necesitas ayuda para unirte, responde a este mensaje.”
• Mensaje 4 (15 min antes): “¡Listos para comenzar! Accede ahora: {{enlace_webinar}}. Nos vemos dentro de 15 min.”

Automatización de recordatorios y seguimiento post-webinar

La automatización no termina con el inicio del webinar. Aprovecha la WhatsApp Marketing Tool para enviar:

• Enlaces de grabación y recursos descargables.
• Encuestas de satisfacción para medir la calidad del contenido.
• Ofertas especiales o llamados a la acción con un plazo limitado.
• Recordatorios de próximas sesiones o eventos.

Métricas y optimización continua

Para garantizar que la estrategia de WhatsApp esté generando resultados, revisa las siguientes métricas:

• Tasa de apertura: Cuántos usuarios abren los mensajes.
• Tasa de respuesta: Porcentaje de usuarios que responden o interactúan.
• Asistencia real: Comparar el número de asistentes con el número de registros.
• Conversión post-webinar: Ventas o leads generados a partir de la sesión.

Con estos datos, ajusta los tiempos de envío, el tono del mensaje y el contenido de los recordatorios para mejorar la asistencia y la conversión.

Preguntas frecuentes (FAQ)

• ¿Puedo enviar mensajes a usuarios que no hayan dado permiso? No. WhatsApp requiere consentimiento explícito. Asegúrate de incluir una casilla de verificación en tu formulario de registro.
• ¿Qué pasa si el número de teléfono cambia? La WhatsApp Marketing Tool permite actualizar el número en la base de datos para mantener la comunicación.
• ¿Puedo usar imágenes o videos? Sí, la herramienta admite multimedia. Solo asegúrate de que el tamaño del archivo no supere el límite permitido.
• ¿Cuánto cuesta la integración? Depende del plan de la WhatsApp Marketing Tool y del volumen de mensajes. Consulta la página de precios para obtener detalles.

Conclusión

Los webinars siguen siendo una pieza clave en la estrategia de marketing digital, pero la asistencia es la verdadera métrica de éxito. Al integrar la WhatsApp Marketing Tool con GoHighLevel, Systeme.io y FlexiFunnels, puedes superar las bajas tasas de apertura de correo y garantizar que tus participantes lleguen a tiempo y con la información necesaria. Sigue los pasos de configuración, crea secuencias personalizadas y monitorea las métricas para optimizar continuamente. Con esta estrategia, no solo aumentarás la asistencia, sino también la calidad de tus leads y las conversiones finales.