Guide VeriFactu

Guide VeriFactu : comprendre le registre de facturation chaîné

Si vous avez un commerce, vous avez sans doute entendu parler de «VeriFactu». Nous employons ici son nom technique exact — un registre de facturation chaîné, avec empreinte — car «VeriFactu» désigne dans le règlement l'une de ses deux modalités précises, et nous préférons être précis sur ce que fait votre système aujourd'hui.

Qu'est-ce que c'est

Qu'est-ce qu'un registre de facturation chaîné ?

Un registre de facturation chaîné est un logiciel qui enregistre chaque vente reliée à la précédente au moyen d'une empreinte propre, de sorte qu'aucun enregistrement ne peut être modifié ni disparaître sans laisser de trace : toucher à une vente ancienne casse la correspondance de toutes les empreintes venues après elle.

Avant cette exigence, un logiciel de caisse pouvait supprimer ou modifier une vente déjà encaissée sans laisser la moindre trace visible, ce qui ouvrait la porte à dissimuler des recettes ou à tenir une double comptabilité. Un registre chaîné ferme cette porte par conception : chaque ticket, chaque annulation et chaque remboursement sont enregistrés les uns après les autres dans la même chaîne, et chaque caisse ou terminal garde la sienne, indépendante des autres.

La réglementation

Qu'est-ce que le décret royal RD 1007/2023 introduit pour les systèmes de facturation ?

Le décret royal RD 1007/2023 fixe les exigences techniques que les logiciels de facturation doivent respecter : générer chaque enregistrement de façon corrélative et chaînée au précédent, empêcher qu'il soit modifié ou supprimé une fois créé, et le garder lisible, traçable et conservé aussi longtemps qu'il faut pouvoir le consulter.

Le texte développe une obligation pensée pour en finir avec les logiciels capables de dissimuler des ventes ou de faire tourner deux comptabilités différentes pour un même commerce : plutôt que de faire confiance à une utilisation correcte, il exige que le système informatique lui-même garantisse cette intégrité dès sa conception, dès l'instant où chaque enregistrement est créé. C'est le texte que beaucoup résument par le nom «VeriFactu». La façon dont cela s'applique exactement à votre commerce est un point à vérifier avec votre conseiller fiscal.

Empreinte et chaîne

Que sont l'empreinte et la chaîne d'un registre de facturation ?

L'empreinte est calculée à partir du contenu d'un registre, comme une vente ou une annulation. Chaque nouveau registre intègre aussi l'empreinte du précédent ; si un ancien registre change, son hash recalculé ne correspond plus à la chaîne stockée.

Cette empreinte se calcule avec une formule mathématique qui combine les données de l'enregistrement lui-même avec l'empreinte de l'enregistrement précédent, et donne un résultat totalement différent au moindre changement de l'un des deux. Chaque caisse ou terminal conserve sa propre chaîne complète, avec sa propre série d'enregistrements : vérifier qu'une chaîne est intacte revient à vérifier qu'aucune vente de cette caisse n'a été touchée après son émission.

Le QR code du ticket

À quoi sert le QR code qui apparaît sur le ticket ?

Le QR code imprimé sur le ticket facilite la consultation de ses données d'identification avec un lecteur compatible. La numérotation, l'empreinte et la continuité de la chaîne sont validées séparément lorsque la caisse se synchronise avec le serveur.

Lorsque le ticket comporte son QR code, un lecteur compatible peut interpréter les données qu'il contient. Cette lecture ne remplace pas la validation de la chaîne fiscale ; vérifiez régulièrement la tête de l'imprimante thermique pour conserver un code lisible.

Choisir son TPV

À quoi un commerce doit-il faire attention en choisissant son TPV ?

Avant de choisir un TPV, vérifiez que le système génère un registre chaîné avec sa propre empreinte, qu'il imprime le QR code sur chaque ticket, que chaque caisse garde sa propre série, et que le fournisseur explique clairement comment cette chaîne fonctionne réellement à l'intérieur.

Demandez toujours au fournisseur une explication claire de la façon dont il génère l'empreinte et chaîne les enregistrements, et vérifiez que vous pouvez récupérer tout votre historique si vous changez un jour de système. Aucun outil ne peut décider à lui seul si votre commerce est en règle : c'est une analyse qui revient à votre conseiller fiscal, avec les données réelles de votre commerce.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que les commerces demandent sur le registre de facturation ?

Qu'est-ce qu'un registre de facturation, exactement ?

C'est l'enregistrement qu'un système informatique fait de chaque vente, annulation ou remboursement, avec ses données essentielles (montant, date, référence) et une empreinte propre qui le relie à l'enregistrement précédent. Ce lien, répété opération après opération, forme la chaîne complète d'un commerce.

Que se passe-t-il si quelqu'un essaie de modifier une vente déjà enregistrée ?

L'empreinte de cet enregistrement cesse alors de correspondre à celle calculée au moment des faits, et cet écart se répercute sur tous les enregistrements suivants de la chaîne. La chaîne n'empêche pas physiquement de toucher à une base de données, mais elle rend évidente toute modification ultérieure.

Le registre de facturation chaîné a-t-il besoin d'une connexion internet pour fonctionner ?

Non. Calculer une empreinte et la chaîner à la précédente est une opération locale, qui ne dépend d'aucun serveur distant. Un système peut continuer à générer des enregistrements valides et chaînés même si le commerce se retrouve sans connexion internet à ce moment-là.

Un registre chaîné, est-ce la même chose qu'une sauvegarde ?

Non. Une sauvegarde garde une photographie des données au cas où elles seraient perdues, mais elle n'empêche pas de modifier l'original avant de le copier. Le registre chaîné, lui, rend évidente toute modification ultérieure grâce au lien entre les empreintes.

Chaque caisse d'un commerce doit-elle avoir sa propre série d'enregistrements ?

C'est l'usage courant, et c'est ainsi que ça fonctionne en pratique : chaque caisse ou terminal garde sa propre série d'enregistrements, chaînés entre eux. Si un commerce a plusieurs caisses, chacune conserve sa propre chaîne complète, et vérifier l'une n'oblige pas à vérifier les autres.

Voir comment ALMC Commerce applique ce principe

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Vous voulez voir le registre chaîné fonctionner sur un TPV réel ?

Demandez une démonstration d'ALMC Commerce et constatez-le par vous-même, sans engagement.

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